The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) affords parents and students who are 18 years of age or older ("eligible students") certain rights with respect to the student's education records. These rights are:
1.The right to inspect and review the student's education records within 45 days after the day the Las Cruces Public (LCPS) School receives a request for access.
Parents or eligible students who wish to inspect their child's or their education records should submit to the school principal [or appropriate school official] a written request that identifies the records they wish to inspect.The school official will make arrangements for access and notify the parent or eligible student of the time and place where the records may be inspected.
2.The right to request the amendment of the student's education records that the parent or eligible student believes are inaccurate, misleading, or otherwise in violation of the student's privacy rights under FERPA.
Parents or eligible students who wish to ask the LCPS school to amend their child's or their education record should write the school principal [or appropriate school official], clearly identify the part of the record they want changed, and specify why it should be changed. If the school decides not to amend the record as requested by the parent or eligible student, the school will notify the parent or eligible student of the decision and of their right to a hearing regarding the request for amendment. Additional information regarding the hearing procedures will be provided to the parent or eligible student when notified of the right to a hearing.
3.The right to provide written consent before the school discloses personally identifiable information (PII) from the student's education records, except to the extent that FERPA authorizes disclosure without consent.
One exception, which permits disclosure without consent, is disclosure to school officials with legitimate educational interests. The criteria for determining who constitutes a school official and what constitutes a legitimate educational interest must be set forth in the school's or school district's annual notification for FERPA rights. A school official typically includes a person employed by the school or school district as an administrator, supervisor, instructor, or support staff member (including health or medical staff and law enforcement unit personnel) or a person serving on the school board. A school official also may include a volunteer, contractor, or consultant who, while not employed by the school, performs an institutional service or function for which the school would otherwise use its own employees and who is under the direct control of the school with respect to the use and maintenance of PII from education records, such as an attorney, auditor, medical consultant, or therapist; a parent or student volunteering to serve on an official committee, such as a disciplinary or grievance committee; or a parent, student, or other volunteer assisting another school official in performing his or her tasks. A school official typically has a legitimate educational interest if the official needs to review an education record in order to fulfill his or her professional responsibility.
Upon request, the school discloses education records without consent to officials of another school or school district in which a student seeks or intends to enroll, or is already enrolled if the disclosure is for purposes of the student's enrollment or transfer.
4.The right to file a complaint with the U.S. Department of Education concerning alleged failures by the LCPS School to comply with the requirements of FERPA. The name and address of the Office that administers FERPA are:
Student Privacy Policy Office
U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue, SW
Washington, DC20202
FERPA permits the disclosure of PII from students' education records, without consent of the parent or eligible student, if the disclosure meets certain conditions found in § 99.31 of the FERPA regulations.Except for disclosures to school officials, disclosures related to some judicial orders or lawfully issued subpoenas, disclosures of directory information, and disclosures to the parent or eligible student, § 99.32 of the FERPA regulations requires the school to record the disclosure.Parents and eligible students have a right to inspect and review the record of disclosures.A school may disclose PII from the education records of a student without obtaining prior written consent of the parents or the eligible student -
·To other school officials, including teachers, within the educational agency or institution whom the school has determined to have legitimate educational interests.This includes contractors, consultants, volunteers, or other parties to whom the school has outsourced institutional services or functions, provided that the conditions listed in § 99.31(a)(1)(i)(B)(1) - (a)(1)(i)(B)(3) are met. (§ 99.31(a)(1))
·To officials of another school, school system, or institution of postsecondary education where the student seeks or intends to enroll, or where the student is already enrolled if the disclosure is for purposes related to the student's enrollment or transfer, subject to the requirements of § 99.34.(§ 99.31(a)(2))
·To authorized representatives of the U. S. Comptroller General, the U. S. Attorney General, the U.S. Secretary of Education, or State and local educational authorities, such as the State educational agency (SEA) in the parent or eligible student's State.Disclosures under this provision may be made, subject to the requirements of § 99.35, in connection with an audit or evaluation of Federal- or State-supported education programs, or for the enforcement of or compliance with Federal legal requirements that relate to those programs.These entities may make further disclosures of PII to outside entities that are designated by them as their authorized representatives to conduct any audit, evaluation, or enforcement or compliance activity on their behalf, if applicable requirements are met.(§§ 99.31(a)(3) and 99.35)
·In connection with financial aid for which the student has applied or which the student has received, if the information is necessary for such purposes as to determine eligibility for the aid, determine the amount of the aid, determine the conditions of the aid, or enforce the terms and conditions of the aid.(§ 99.31(a)(4))
·To State and local officials or authorities to whom information is specifically allowed to be reported or disclosed by a State statute that concerns the juvenile justice system and the system's ability to effectively serve, prior to adjudication, the student whose records were released, subject to § 99.38. (§ 99.31(a)(5))
·To organizations conducting studies for, or on behalf of, the school, in order to:(a) develop, validate, or administer predictive tests; (b)administer student aid programs; or (c)improve instruction, if applicable requirements are met.(§ 99.31(a)(6))
·To accrediting organizations to carry out their accrediting functions.(§ 99.31(a)(7))
·To parents of an eligible student if the student is a dependent for IRS tax purposes.(§ 99.31(a)(8))
·To comply with a judicial order or lawfully issued subpoena if applicable requirements are met.(§ 99.31(a)(9))
·To appropriate officials in connection with a health or safety emergency, subject to § 99.36.(§ 99.31(a)(10))
·Information the school has designated as "directory information" if applicable requirements under § 99.37 are met.(§ 99.31(a)(11))
·To an agency caseworker or other representative of a State or local child welfare agency or tribal organization who is authorized to access a student's case plan when such agency or organization is legally responsible, in accordance with State or tribal law, for the care and protection of the student in foster care placement.(20 U.S.C. § 1232g(b)(1)(L))
·To the Secretary of Agriculture or authorized representatives of the Food and Nutrition Service for purposes of conducting program monitoring, evaluations, and performance measurements of programs authorized under the Richard B. Russell National School Lunch Act or the Child Nutrition Act of 1966, under certain conditions.(20 U.S.C. § 1232g(b)(1)(K))
Notificación de derechos FERPA
La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA, por sus siglas en inglés) otorga a los padres y estudiantes mayores de 18 años ("estudiantes elegibles") ciertos derechos con respecto a los archivos educativos del estudiante. Estos derechos son:
1.El derecho a examinar y revisar los archivos educativos del estudiante en un plazo de 45 días después de que la Escuela Pública de Las Cruces (LCPS) reciba una solicitud de acceso.
Los padres elegibles que deseen examinar los archivos educativos de sus hijos, o los estudiantes elegibles que deseen revisar sus propios archivos, deben presentar al director de la escuela [o al funcionario escolar correspondiente] una solicitud por escrito que especifique los archivos que desean revisar. El funcionario de la escuela facilitará el acceso y notificará a los padres o estudiantes elegibles sobre la hora y el lugar donde se pueden revisar los archivos.
2.El derecho a solicitar la enmienda de los archivos educativos del estudiante que el padre o el estudiante elegible crea que no son correctos, que sean erróneos o que violan los derechos de privacidad del estudiante bajo FERPA.
Los padres elegibles que deseen solicitar a la escuela de LCPS que enmiende el archivo educativo de su hijo, o el estudiante elegible que desee hacerlo para su propio archivo educativo, deben escribir al director de la escuela [o al funcionario escolar correspondiente], especificar claramente la parte del archivo que desean cambiar y explicar por qué debe cambiarse. Si la escuela decide no enmendar el archivo según lo solicitado por el padre o el estudiante elegible, la escuela notificará al padre o al estudiante elegible de la decisión y de su derecho a una audiencia con respecto a la solicitud de enmienda. Se proporcionará información adicional sobre los procedimientos de audiencia a los padres o estudiantes elegibles cuando se les notifique del derecho a una audiencia.
3.El derecho a proporcionar consentimiento por escrito antes de que la escuela divulgue información confidencial de los archivos educativos del estudiante, excepto en los casos en que FERPA permita la divulgación sin consentimiento.
Una excepción que permite la divulgación sin consentimiento es aquella que sea a funcionarios escolares que tengan intereses educativos legítimos. Los criterios para determinar quién se reconoce como un funcionario escolar y qué constituye un interés educativo legítimo deben establecerse en la notificación anual de la escuela o del distrito escolar sobre los derechos de FERPA. Un funcionario escolar generalmente incluye a una persona empleada por la escuela o el distrito escolar que sea un administrador, supervisor, instructor o miembro del personal de apoyo (incluido el personal médico o de salud y el personal de la unidad policial) o una persona que trabaje para la mesa directiva escolar. Un funcionario escolar también puede incluir a un voluntario, contratista o consultor que, aunque no esté empleado por la escuela, realice un servicio o función institucional para los cuales la escuela de otro modo usaría a sus propios empleados y que esté bajo el control directo de la escuela en lo que respecta al uso y mantenimiento de información confidencial de los archivos educativos, como un abogado, auditor, consultor médico o terapeuta; un padre o estudiante que se ofrezca como voluntario para servir en un comité oficial, como un comité disciplinario o de quejas; o un padre, estudiante u otro voluntario que asista a otro funcionario escolar en el desempeño de sus tareas. Por lo general, un funcionario escolar tiene un interés educativo legítimo si necesita revisar un archivo educativo para cumplir con su responsabilidad profesional.
Previa solicitud, la escuela divulga los archivos educativos sin consentimiento a los funcionarios de otra escuela o distrito escolar en el que un estudiante tiene la intención de inscribirse o ya está inscrito, si la divulgación es para fines de inscripción o transferencia del estudiante.
4.El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los EE. UU. con respecto a presuntos incumplimientos por parte de la Escuela LCPS de cumplir con los requisitos de FERPA. El nombre y la dirección de la oficina que se encarga FERPA son:
Oficina de Políticas de Privacidad del Estudiante
Departamento de Educación de EE. UU.
400 Maryland Avenue, SW
Washington, DC20202
FERPA permite la divulgación de información confidencial de los archivos educativos de los estudiantes, sin el consentimiento de los padres o del estudiante elegible, si la divulgación cumple con ciertas condiciones que se encuentran en § 99.31 de las regulaciones de FERPA. A excepción de las divulgaciones a los funcionarios escolares, las divulgaciones relacionadas con algunas órdenes judiciales o citaciones emitidas legalmente, la divulgación de información de directorio y las divulgaciones al padre o estudiante elegible, la sección 99.32 de las regulaciones de FERPA requiere que la escuela lleve un registro la divulgación. Los padres y los estudiantes elegibles tienen derecho a examinar y revisar el registro de divulgaciones. Una escuela puede divulgar información confidencial de los archivos educativos de un estudiante sin obtener el consentimiento previo por escrito de los padres o del estudiante elegible:
·A otros funcionarios escolares, incluidos los maestros, dentro de la agencia o institución educativa que la escuela haya determinado que tienen intereses educativos legítimos. Esto incluye contratistas, consultores, voluntarios u otras partes con los que la escuela ha subcontratado servicios o funciones institucionales, siempre que se cumplan las condiciones enumeradas en § 99.31 (a) (1) (i) (B) (1) - (a) (1) (i) (B) (3). (§ 99.31(a)(1))
·A funcionarios de otra escuela, sistema escolar o institución de educación postsecundaria donde el estudiante tiene la intención de inscribirse o donde ya está inscrito, si la divulgación es para fines relacionados con la inscripción o transferencia del estudiante, sujeto a los requisitos de § 99.34.(§ 99.31(a)(2))
·A representantes autorizados del contralor general de los EE. UU., el fiscal general de los EE. UU., el secretario de educación de los EE. UU. o las autoridades educativas estatales y locales, como la agencia educativa estatal (SEA, por sus siglas en inglés) en el estado del padre o del estudiante elegible. Las divulgaciones en virtud de esta disposición pueden estar sujetas a los requisitos de § 99.35, en relación con una auditoría o evaluación de programas educativos respaldados por el gobierno federal o estatal, o para la aplicación o el cumplimiento de los requisitos legales federales que se relacionan con esos programas. Estas entidades pueden hacer divulgaciones adicionales de información confidencial a entidades externas que sean designadas por ellas como sus representantes autorizados para llevar a cabo cualquier actividad de auditoría, evaluación o aplicación o cumplimiento en su nombre, si se cumplen los requisitos aplicables.(§§ 99.31(a)(3) y 99.35)
·En relación con la ayuda financiera que el estudiante haya solicitado o que haya recibido, si la información es necesaria para determinar la elegibilidad, el monto o las condiciones de la ayuda, o para hacer cumplir los términos y condiciones de esta.(§ 99.31(a)(4))
·A los funcionarios o autoridades estatales y locales a quienes se permite específicamente que se informe o divulgue información por un estatuto estatal que se refiera al sistema de justicia juvenil y la capacidad del sistema para servir de manera efectiva, antes de la adjudicación, al estudiante cuyos archivos fueron divulgados, sujeto a § 99.38.(§ 99.31(a)(5))
·A organizaciones que realicen estudios para la escuela o en nombre de esta con el fin de: (a) desarrollar, validar o administrar pruebas predictivas; (b) administrar los programas de ayuda estudiantil; o (c) mejorar la instrucción, si se cumplen los requisitos aplicables.(§ 99.31(a)(6))
·A las organizaciones acreditadoras para que lleven a cabo sus funciones de acreditación.(§ 99.31(a)(7))
·A los padres de un estudiante elegible si el estudiante es un dependiente para fines tributarios del IRS.(§ 99.31(a)(8))
·Para cumplir con una orden judicial o una citación emitida legalmente si se cumplen los requisitos aplicables.(§ 99.31(a)(9))
·A los funcionarios apropiados en relación con una emergencia de salud o seguridad, sujeto a § 99.36.(§ 99.31(a)(10))
·Información que la escuela ha designado como "información de directorio" si se cumplen los requisitos aplicables bajo § 99.37.(§ 99.31(a)(11))
·A un trabajador social de una agencia u otro representante de una agencia estatal o local de bienestar infantil u organización tribal que esté autorizado a acceder al plan de caso de un estudiante cuando dicha agencia u organización sea legalmente responsable, de acuerdo con la ley estatal o tribal, del cuidado y la protección del estudiante bajo custodia temporal.(20 U.S.C. § 1232g(b)(1)(L))
·Al secretario de agricultura o a los representantes autorizados del servicio de alimentos y nutrición con el fin de llevar a cabo el monitoreo, las evaluaciones y las mediciones de desempeño de los programas autorizados en virtud de la Ley Nacional de Almuerzos Escolares Richard B. Russell o la Ley de Nutrición Infantil de 1966, bajo ciertas condiciones.(20 U.S.C. § 1232g(b)(1)(K))
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